フリーアドレスについては、よく併せて取り上げられるハイブリッドワークへの対応も含めて成功事例をまとめた、以下のダウンロード資料もご覧ください。情報システム部門の観点から見たフリーアドレス化・ハイブリッドワークの課題や対策を紹介しています。
【無料ダウンロード】ハイブリッドワークにも対応したオフィスのフリーアドレス化
フリーアドレスというワークスタイルは以前からありましたが、あまり普及していませんでした。しかし、最近のITツールやクラウドサービスの導入、ペーパーレス化、テレワークの導入などにより、導入する企業が増えています。フリーアドレスには、オフィスのスペースを削減できる、コミュニケーションを活性化できるなどのメリットがあります。
フリーアドレスを導入する際は、自社に合う運用方法を検討し、ポイントを押さえて導入することが重要です。そこで今回は、フリーアドレスの概要とメリット・デメリット、導入の流れとポイントなどを、事例を交えながら紹介します。
フリーアドレスについては、よく併せて取り上げられるハイブリッドワークへの対応も含めて成功事例をまとめた、以下のダウンロード資料もご覧ください。情報システム部門の観点から見たフリーアドレス化・ハイブリッドワークの課題や対策を紹介しています。
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目次
フリーアドレスとは、オフィス内に従業員の固定席がなく、好きな席で業務を行うワークスタイルです。ノートPCとネットワークがあれば、社内のどこにいても同じように業務を行えることが前提です。ワークチェアやソファなどのさまざまなオフィス家具を用意して、自由にレイアウトを組むことも可能です。会社によっては、次のようなスペースが用意されることもあります。
フリーアドレスには、大きく分けて以下の2つがあります。
近年は、ITツールやインターネットが普及し、多くの企業で利用されるようになりました。クラウドサービスの導入やペーパーレス化も推進されています。そのため紙の書類が減り、ノートPCとネットワークがあれば、決まった場所でなくても業務がしやすくなりました。
また、働き方改革で推進されたテレワークが、コロナ禍で一気に広まりました。テレワークを経験して、全員がオフィスにいなくても業務遂行が可能とわかったことで、フリーアドレスに関心が集まりました。
近年では、テレワークやハイブリッドワークとフリーアドレスの両方を導入している企業も少なくありません。
テレワークやハイブリッドワークについては、次の記事もご参照ください。
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一般的にフリーアドレスに向いているのは、ITツールを使用して、現場にいなくても作業できる業務です。IT企業のような先進的な企業に多いというイメージがありますが、メーカーや省庁など幅広い業種で取り入れられています。
具体的には、次のような場合はフリーアドレスを導入しやすいでしょう。
一方で、総務、人事、経理、情報システムなどの、社内全部署とのやりとりが多い部署や、機密情報を扱う部署などは、完全フリーアドレス方式でのフリーアドレス導入は向いていません。また、工場や製造現場なども取り入れにくいでしょう。
オフィスにフリーアドレスを導入すると、次のようなメリットとデメリットがあります。
オフィスにフリーアドレスを導入して効果が出るまでには、ある程度の時間がかかります。企業の雰囲気や働き方と、フリーアドレスというワークスタイルが合わない場合も多いです。そこで、フリーアドレスオフィスの導入方法と、成功させるためのポイントを説明します。
セキュリティについては、次の記事もご参照ください。
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オフィスにフリーアドレスを導入している事例を3つ紹介します。
新しい本社ビルの建設に合わせて、従業員の意見を取り入れた新しいワークスタイルの導入を目指しました。従来のオフィスでは、従業員同士のコミュニケーションがとりにくい、来客用のスペースが充実していないなどの課題がありました。オフィス環境の改善に取り組むプロジェクトチームを発足させ、先進的なオフィスを見学したり、従業員からのヒアリングを行ったりした結果、フリーアドレスを導入しました。
新しいオフィスでは、部署を越えたコミュニケーションが盛んになり、大きな効果を上げています。エントランスや来客スペースも、来客や就活生に好評です。
移転により本社スペースが縮小することがわかり、一人ひとりの業務スペースを減らすことになりました。そこで、トップが行った「オフィス改革」によりフリーアドレスを導入しました。役員の個室や会議室も減らしています。 トップの提案で始まりましたが、実際に導入するまでは、従業員がルールを理解して納得するまで話し合いが行われました。
その結果、フリーアドレスとペーパーレス化、そして資料のスリム化が大きく進んでいます。流動的なコミュニケーションが増えることでコミュニケーション力が上がり、人脈も広がりました。現在はリモートワークも導入し、従業員が自律的に働く場所や時間を決めています。
中央省庁でも、フリーアドレスは導入されています。ある省庁では、近い将来の庁舎移転を見据え、働き方改革の推進も合わせて、2022年から局全体をフリーアドレス化しました。
省庁の多くは紙ベースの業務が多く、紙の書類が大量に残っています。最初は書類をすべてPDF化しようとしましたが、必要のない資料が多いことに気づきました。不要な書類の処分を進め、紙の書類は大幅に減っています。
リモートワークも導入して、机の数は2割減り、スペースに余裕ができたことでコミュニケーションが活発になりました。
フリーアドレスを導入するときは、そのメリットやデメリットをよく理解し、自社に合ったスタイルを選ぶことがポイントです。それによって、スムーズに導入・運用することができます。
フリーアドレスでスムーズに業務を行うには、社内のネットワーク環境が整っており快適に作業できることが重要です。もちろん、セキュリティ対策もしっかり行わなくてはなりません。最近はテレワークを導入している企業も多く、フリーアドレスとテレワークを同時に導入している場合もあります。そのため、社内でも社外でも場所を選ばずに業務を行えるような環境が必要です。
CACHATTOでは、セキュリティを強化したリモートアクセスツールを展開しています。特にCACHATTOの「CACHATTO SecureContainer」なら、構築や運用に関する高い知識やノウハウがなくても、安全で快適な作業環境を構築できます。情報システム部門の人数が少なくても設定・管理でき、運用管理の手間もかかりません。フリーアドレスでもテレワークでも同じように、安心して快適に作業できます。気になる方はぜひ参考にしてみてください。
また、フリーアドレスについてはよく併せて取り上げられるハイブリッドワークへの対応も含めての成功事例をまとめた、以下のダウンロード資料もぜひご覧ください。情報システム部門の観点から見たフリーアドレス化・ハイブリッドワークの課題や対策を紹介しています。
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