年間で伝票約5万枚のペーパーレス化&作業時間4,000時間を削減

―――CACHATTOを導入されたのは2017年ということで、すでに5年ほどご利用いただいているのですね。導入のきっかけはどのようなことだったのですか？

ガス管の工事担当者から「社内の地理情報システムを現場で直接閲覧できないか」との要望がありまして、検討を始めました。従来、セキュリティ対策を重視して「社内システムは社内利用のみとする」のが基本的な考え方だったため、社外から社内のデータへアクセスする環境自体がなかったのです。当時は工事担当者も、現場へ向かう前に地理情報システムの内容を印刷して持参するなどしていました。
ただ、実際の現場では、用意していたものと違う情報が必要になることもよくあります。例えば、「住宅の解体作業中、配管の確認ミスで重機がガス管をひっかけてしまい、ガス漏れが発生した」というようなケースですと、突然連絡が入ってきて、緊急で向かわなければなりません。急いで対応するので、場所などのやりとりで双方の認識がずれてしまい、現場に着いてみたら「ここじゃない」ということが時折起きていました。そうなると、現場でどれだけ対応できるかがポイントになります。おそらく、同業他社さんでも同じような状況はあるのではないでしょうか。

―――CACHATTO導入の決め手となったポイントをひと言でいうと、どんな点ですか。

高いセキュリティ性能を持ちながら、簡単な仕組みで社外から社内のシステムに接続でき、運用時の管理もしやすそうだと感じられた点ですね。比較検討していた他社製品は、ユーザーID・パスワードの認証にUSBキーが必要でしたので、高いセキュリティを実現している半面、使用する際の煩わしさが懸念されました。加えて、USBキーの保管や紛失時の対応などを検討しておく必要があることも負担になると思われました。
CACHATTOは、導入時も大掛かりなトレーニング研修などは実施せずにすみました。簡単な操作マニュアルを配布したうえで、担当者がCACHATTO用のタブレット端末を初めて現場へ持参する際に同行し、実際の業務中に使い方の説明をするだけで使い始めてもらうことができました。なにしろ、これまで社外からは閲覧できなかった情報でしたから、社外から社内システムを利用できるようになり、現場からも喜びの声が上がりました。

―――工事担当者以外には、どんな業務のご担当者がCACHATTOを活用されていますか？

ガスの使用開始や中止、いわゆる開栓・閉栓の担当者や、ガス機器の故障修理作業の担当者が、タブレット端末からCACHATTO SecureBrowserを経由して社内Webアプリケーションを利用しています。こうした業務は従来、紙伝票で作業を行い、作業記録も紙伝票に控え、帰社後にそれを受け取った別の人員が社内システムへの入力を行っていました。そこをデジタル化して、作業の担当者が直接社内システムへ入力できるようにしたのです。

―――業務効率化やペーパーレス化などで、かなりの効果があったのではないですか？

年間で5万件程度行っている作業ですので、紙伝票での作業報告からWebアプリケーションを利用した作業報告に変更したことで約5万枚の用紙を削減できました。伝票の入力時間も、年間約4,000時間削減することができました。担当者が直接入力することで二重作業がなくなり、入力間違いも防げるようになって、全体的にかなり効率化したと感じます。バックオフィスの社員も、伝票入力に時間をとられることがなくなり、空いた時間でほかの仕事に注力できるようになりました。

―――社外から社内システムへアクセスできるようになったことで、コロナ禍で急激に普及したテレワークも実施しやすかったのではないですか？

そうですね。もともと、出張など社外での活動が多い役員や、一部の営業所属メンバーなどは、Splashtop for CACHATTOを利用して社外から社内システムへアクセスしていました。
ただ弊社の場合、基本的な業務の多くが工事現場やお客さまのご自宅へ伺うことになるため、もともと「テレワークをする」という意識自体があまりなかったかもしれません。「社外から社内システムのデータを見たい」という要望にしても、自宅やコワーキングスペースではなく、工事現場やお客様のご自宅からアクセスしたかったわけですから。情報システムを担当する私自身も、コロナ禍で濃厚接触者として自宅待機をした際に、初めてテレワークで仕事をしたくらいですし。そこから比べると、かなり環境が変わってきたと思います。

―――いち早くリモートデスクトップシステムを取り入れたということで、同業他社から相談を受けることもあったそうですね。

コロナ禍で、「出社できない状況を見越して、テレワーク環境を用意しなければ」という動きが起こりはじめたころに、同業他社さんから「なにかそういった対策を考えていますか」というかたちで相談がありました。弊社と同規模程度のガス事業者さんですと、地域密着で営業しているところが多いので、やはりテレワークが必要になることを考慮していなかったのかもしれません。急激な環境の変化で、いきなりそういった対策を考えなければならなくなって、あわててしまうといった状況はあったのではないでしょうか。弊社の場合、テレワークが目的でCACHATTOを導入したわけではありませんでしたが、テレワークを実施する際にも生かせる見通しがあったので、CACHATTOを紹介させていただきました。
ITに関して同業他社より先を行っているとまではいえませんが、四国ガスは「自前でどうにかしよう」という気持ちが強いかもしれませんね。コンサルタントやベンダーに間に入ってもらうような大きな会社ではないですし、自分たちでソリューションを探してきて、自分たちで開発できるところはなるべくやってみようという風土があるともいえます。CACHATTOは本当に使いやすいので、もっと大規模な環境にももちろん向いているとは思いますが、弊社のように自前でどうにかしたい会社にもすごくフィットしていると思います。