「一部のみ実施できる環境」から「誰でも使える環境」への移行で、リモートワーク利用者が約3倍に！

千代田区様はCACHATTOのリモートデスクトップを導入することで、約1,200名の職員に対して1,000名分という、充実したリモートワーク環境を実現させました。出張利用などのモバイルワークにも活用範囲を広げて、利用者数は順調に伸びているといいます。
今回はCACHATTOのリモートデスクトップをご利用いただいている、千代田区 政策経営部デジタル政策課 前畠様、荒川様にお話をうかがい、ご活用の様子や、これからのテレワーク展開などについてお聞きしました。

―――千代田区 政策経営部デジタル政策課の業務について教えてください。

デジタル政策課では、DX戦略に基づき、「区民の利便性向上、職員の生産性向上、セキュリティの確保」の3つを大きな柱とし、さまざまな取り組みを進めています。具体的には庁内ネットワークなどを運用・管理している情報システム課と連携しながら、手続きの電子化、生成AIの活用検討、ワークプレイス変革などを精力的に推進しています。中でもリモートワークについてはコロナ禍のBCP対策、多様な働き方の推進を主な目的とし、職員がスムーズかつ安全にリモートワークを活用できるように人事課とも協議しながら、システム面の環境整備を進めています。

―――CACHATTO導入前にも、リモートワークを実施されていたそうですね。当時の様子などをお聞かせいただけますか？

当時導入していたツールは、ユーザーとライセンスが1対1で紐づくユーザーライセンス形式のものでした。つまり「全職員が使える」ようにするには、利用頻度などに関わらず全職員分のライセンスが必要になります。このように、主に費用対効果の面で課題があり、リモートワーク実施も一部の職員のみに留まっていました。

また、ライセンスの設定や変更も職員では行えず、事業者へ依頼して対応してもらう運用でした。個別事情に応じて柔軟な付け替えもできませんし、人事異動の時期ともなると150名～200名分もの設定変更が集中し「設定変更待ちのために、数カ月もの間リモートワークができなくなる」といった状況が起こっていました。こうした不便さや、なにより一部職員しか利用できない環境が、リモートワーク推進の妨げになってしまっているのを感じていましたね。

―――自治体様の間では、業務上の課題などについての情報交換も盛んだとよく聞きます。今回そういった機会もあったのでしょうか？

他の自治体ではどういった形でリモートワークを実施しているのかということは、機会をとらえてお伺いしていました。もちろん、同じ地方自治体であっても、抱える事情はさまざまですので、必ずしもそっくりそのままというわけにはいかないのですが、正直な意見が聞けるとさまざまな形で検討にも役に立ちます。もし今後、同じように課題を抱える自治体からお問合せをいただくことがあったら、千代田区の状況等をご紹介をさせていただきたいと思っています。

―――CACHATTOのリモートデスクトップの第一印象はいかがでしたか？

先ほどのような事情もあり、同時接続数（同時に利用する最大ユーザー数）を基準とした価格体系に一番魅力を感じました。現在は利用実態や職種等を踏まえ「ユーザー登録数1,000名、同時接続ユーザー数100名」で利用していますので、リモートワークを必要としているほぼ全員が利用できます。実際のログインや接続画面などを確認してみても、簡単でわかりやすく、操作性も十分と感じました。

それに、職員自身が容易にユーザー登録・修正などの管理を行なえて、より柔軟に保守運用ができる点もよかったですね。人事異動時期の設定変更やユーザー登録等のスポット的な対応も職員でまかなえますので、何か月も待たせるようなことはなくなるだろうと。

―――現在、CACHATTOのリモートデスクトップは、どのように利用されているのでしょうか。

利用シーンとしてはリモートワークがメインではありますが、出張利用等のモバイルワークも今年度から開始しており、そちらも好評です。これまで庁外で行われた会議や打ち合わせでは紙でメモを取っていて、帰庁後に改めてそれをデータにしていましたが、CACHATTO導入後はその場でデータにまとめたり、資料を確認したりできるようになったので、業務効率化にもつながっています。

リモートワークについて、千代田区はまだ試行実施中ということで、週1回という制限はあるものの、着実に利用者が増えています。特に台風や大雪の予報が出た際には多くの職員が利用していました。

子育て中、介護中の職員も、これまで朝の送り迎えなどのために部分休業を取らなければならなかったのが、リモートワークのおかげでわざわざ休まなくて済むようになったと聞きますし、ケガをして通勤が困難になった職員が、リモートワークを利用することで仕事を続けられたというケースもありました。

―――みなさん、現在のようなリモートワーク環境が整うのを待ち望んでいらしたのですね。

そうですね。リモートワーク利用者数は、CACHATTO導入前の約3倍まで増えています。その一方で、ランニングコストはかなり抑えられましたし、イニシャルコストを加味したトータルで見ても、かなりコストパフォーマンスの高い結果が出せていると感じます。

ちなみに以前は、年度途中で利用希望があっても、ライセンス数に余裕がなかったり、ユーザーを追加する作業のために1カ月ほど時間がかかったりしていたのですが、今は要望を受けたら即日対応できるようになり、職員から感謝されることが増えました。

人事異動時期の設定変更についても、以前の様子を聞いた職員から「何カ月も待つそうですね」という話が出たのですが、「次からは1週間くらいでなんとかなりそうです」と伝えると、すごく喜んでくれました。誰でもリモートワークを利用できる環境が整ったことで、不公平感も薄まり、全体的に利用が進んでいるように見受けられます。

―――トライアルや導入前後のサポートなどはいかがでしたか。移行などスムーズに進められたでしょうか？

トライアルの際はe-Janネットワークスの担当者さんにいろいろとご相談にのっていただき、さまざまな検証にもご協力をいただきました。使い勝手についても改善していただいた部分があり、おかげさまで理想に近い形で導入ができたと思っています。

設定についても管理者・利用者共にシンプルであり、利用開始時に職員向けの簡単なマニュアルを展開したことで、ほとんど問い合わせもなく運用できています。実際の操作画面のスクリーンショットを中心にまとめたマニュアルで、操作の様子を直感的に理解できるようにした点もよかったのかもしれません。まれにエラー対応もありますが、保守事業者と連携することで、対応策のノウハウも蓄積してきていますね。